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Le publipostage est utilisé dans Microsoft Word pour créer un ensemble de lettres ou de documents personnalisés pour chaque destinataire. Pour le générer, vous créez un document principal, le liez à une liste de contacts et créez un champ d'espace réservé qui «fusionnera» les informations ensemble. Lorsque vous effectuez cette opération, les informations de votre source de données de contact remplaceront les champs de fusion correspondants dans le document. Vous pouvez utiliser différents champs de fusion, dont certains peuvent avoir des conditions similaires. Ces champs de fusion sont le code de champ IF.
Étape 1
Lors de la création de votre publipostage, cliquez sur l'onglet "Mail". Sous "Ecrire et insérer des champs", sélectionnez "Règles". Cliquez sur "Si ... Alors ... Autre". En utilisant cette règle, vous serez en mesure de spécifier une action pour une information et une action différente pour une autre. Par exemple, vous pouvez choisir d'envoyer des lettres uniquement aux personnes situées dans un emplacement géographique spécifique à l'aide du champ IF.
Étape 2
Sous "Nom du champ", sélectionnez un champ de fusion. Par exemple, choisissez "Ville".
Étape 3
Dans "Comparaison", sélectionnez une option pour choisir les destinataires. Par exemple, choisissez «Identique à» pour sélectionner les destinataires dans une ville donnée.
Étape 4
À côté de "Comparer à", entrez la valeur du champ de fusion que vous souhaitez utiliser pour choisir les destinataires. Pour sélectionner uniquement les destinataires résidant à São Paulo, saisissez «São Paulo».
Étape 5
À côté de "Insérer ce texte", saisissez les informations que vous souhaitez voir apparaître lorsque la condition est similaire. Tapez quelque chose qui personnalisera un message pour les résidents de São Paulo.
Étape 6
Dans «Sinon, insérez ce texte», saisissez quelque chose qui fournira un texte générique pour les destinataires qui ne remplissent pas les conditions spécifiées (destinataires qui ne résident pas à São Paulo).