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La planification d'une soirée de gala peut prendre des mois, voire des années, mais son exécution lors de la grande soirée est tout aussi importante. Que vous rendiez hommage à un groupe particulier de personnes, reconnaissiez une organisation ou collectiez des fonds pour une bonne cause, une soirée de gala doit fournir suffisamment de contenu et de divertissement à vos invités. En tant qu’hôte de gala, votre travail consiste à guider les invités à travers différents événements et à s’assurer qu’ils soient toujours divertis.
Les instructions
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Coordonner les bénévoles et les fournisseurs. Assurez-vous que tous les membres du personnel de l'événement sont connectés et connaissent le programme que vous avez créé. Posez toutes les questions avant le début de la soirée de gala pour éliminer toute confusion entre les membres du personnel. Pour réussir cet événement, vous avez besoin d’une équipe expérimentée.
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Accueillez les invités au début de la fête. Identifiez-vous (donnez votre nom ainsi que votre titre ou affiliation). Par exemple, si vous êtes le président de l'organisation qui fait la promotion du gala, dites-le à vos invités. Jetez un coup d'œil sur l'événement et dites-leur que vous êtes là pour passer une bonne soirée.
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Dirigez les invités d'un événement à un autre. La fête comprend probablement une série d'événements, allant d'un cocktail à un dîner officiel pour des discours ou des récompenses. Cette direction est votre travail. Vous ne voulez pas rester dans le micro toute la nuit, mais vous devez rester au micro toute la journée pour que l'événement se déroule comme prévu. Communiquez quand il est temps de changer les événements.
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Merci à vos sponsors. La plupart des soirées de gala dépendent des dons de personnes physiques ou morales. Reconnaissez chaque sponsor pour sa contribution. L'événement peut même répertorier les sponsors, mais il est essentiel d'annoncer chaque sponsor en évidence. Simplement mentionner le sponsor ou demander à la personne ou au personnel de se lever sera apprécié par vos invités.
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Encourager la participation aux événements de la fête. Si vous effectuez une vente aux enchères, par exemple, allez au microphone toutes les 20 ou 30 minutes pour mettre en surbrillance un objet à mettre aux enchères. Si vous voulez que les invités entrent sur la piste de danse, parlez-leur. Gardez vos commentaires brefs mais objectifs afin que les invités puissent profiter pleinement de la fête.