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L'organisation des dossiers n'aidera pas à organiser, si les dossiers ne sont pas déjà organisés. Mettre des balises accrocheuses sur les fichiers est essentiel pour avoir une archive facile à utiliser, il est donc essentiel de marquer correctement. Les étiquettes dactylographiées seront faciles à lire en un coup d'œil. Les dossiers vendus dans les magasins de fournitures de bureau sont généralement livrés avec leur propre feuille d'étiquettes perforées, mais il est plus facile de taper et de couper vos propres étiquettes.
Étape 1
Mesurez la hauteur et la largeur d'une seule étiquette sur la feuille perforée ou sur une feuille d'étiquettes. Si vous utilisez une feuille perforée, mesurez la totalité de la boîte perforée, y compris la partie qui sera repliée, formant le dos de l'étiquette.
Étape 2
Ouvrez un nouveau document dans le programme, tel que Microsoft Excel, MS Word ou Open Office. Insérez un tableau. Pour Excel ou d'autres tableurs, ouvrez un nouveau document sans rien insérer, car ils ont déjà des cellules dans le document. Si vous utilisez les autocollants pour étiqueter, consultez la feuille d'autocollants pour vérifier les marges. Ceci est très important pour aligner le texte. Mesurez ces marges sur les quatre côtés. Ensuite, définissez les marges du document pour qu'elles correspondent exactement à celles-ci. Si les pages que vous souhaitez imprimer n'ont pas de marges, définissez-les toutes sur "zéro".
Étape 3
Rendre la taille de la cellule égale à la taille des étiquettes, qui sont déjà mesurées. Entrez le texte souhaité dans les cellules. Les plus petits standards de dossier n'auront qu'une seule colonne d'étiquettes perforées, pas une page entière. S'il n'y a qu'une seule colonne, utilisez la première colonne des cellules pour saisir les étiquettes. Utilisez une police en gras pour une meilleure lecture.
Étape 4
Vérifiez la taille des cellules et les marges, puis effectuez un test d'impression en imprimant les étiquettes sur du papier ordinaire. Placez cette feuille de test sur la feuille avec les étiquettes, pour confirmer l'alignement avec les autocollants ou les espaces perforés. Ajustez les marges et les tailles de vos cellules en conséquence et imprimez à nouveau, s'il n'y a pas de similitude.
Étape 5
Placez la feuille d'étiquettes fournie avec votre dossier de fichiers dans l'imprimante. Assurez-vous que la page est dans la bonne position. Cela dépendra du type d'imprimante, assurez-vous donc de commencer par vérifier. Faites un test d'impression pour voir quel côté est "vers le haut".
Étape 6
Placez les étiquettes avec des trous dans les espaces appropriés dans les dossiers ou collez les autocollants à leurs emplacements désignés.