Contenu
Les lettres des clients suivent généralement des formats spécifiques et semblent bien planifiées et professionnelles. Ils ont des éléments universels, comme les salutations et les clôtures. Ceux qui parlent de procédures de facturation contiennent des informations sur les politiques de paiement d'une entreprise et décrivent comment les clients doivent payer leurs factures. Les modifications de ces politiques doivent être communiquées par courrier adressé par courrier au client, l'informant par écrit des changements intervenus.
Ouverture
L'ouverture de la lettre contient la date à laquelle elle a été écrite, les coordonnées du destinataire et une salutation. La section de la lettre avec le message d'accueil «Cher client» sera écrite en double espace sous les coordonnées du client. Le message d'accueil s'adresse correctement au client avec des titres tels que M. ou Mme et le nom.
Objet de la lettre
Le paragraphe sur les objectifs informe votre client que vous écrivez pour lui faire savoir que des changements seront apportés au système de facturation. Ce paragraphe devrait également inclure des garanties que cette lettre n'est pas un acte de recouvrement.
Effets sur le consommateur
Le paragraphe sur les effets est détaillé et répertorie les façons dont les changements que votre entreprise met en œuvre auront un impact sur le client. Ces effets peuvent inclure une nouvelle adresse de facturation à laquelle les paiements doivent être envoyés ou de nouvelles dates de facturation. Ces modifications doivent être rédigées de manière positive et en faveur du client. Chaque changement doit être décrit comme un avantage pour le client ainsi que pour votre entreprise.
Fermeture
La section de clôture doit inclure votre déclaration de clôture au client, telle que «Merci pour votre patronage», «Sincèrement» ou un simple «Merci». Il comprendra votre nom tapé, votre signature et vos coordonnées. Une adresse e-mail doit également être incluse pour que les clients puissent vous contacter s'ils ont des questions.