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En tant que fournisseur, entrepreneur ou fabricant travaillant avec des clients dans des conditions de crédit, vous avez la ferme conviction que le client paiera tout à temps. Si vous ne demandez pas de paiement, vous pouvez vous retrouver avec un flux de trésorerie. Pour éviter que cela ne se produise, il est important d'envoyer une demande de paiement sur une facture dès que vous livrez les articles ou les services au client.
Les instructions
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Fixer les conditions de paiement. Indiquez le nombre de jours qu'il doit payer (par exemple, "30 jours civils" signifie que le paiement est dû 30 jours après la date de facturation) et les conséquences si le client ne paye pas à temps (comme une perte de rabais, amende pour retard et poursuite).
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Rédigez une lettre demandant spécifiquement au client le paiement de la facture jointe. Dans la lettre, incluez une description des articles que vous avez fournis, le prix total et la date limite de facturation. Mettez en surbrillance la date ainsi que les termes de la facture en cours.
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Envisagez d'inclure un rabais supplémentaire si le client paie la facture à l'avance. Par exemple, les conditions peuvent offrir une réduction de 5% s’ils paient dans les 15 jours, bien que la facture soit officiellement de 30 jours.
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Envoyez la lettre et la facture par courrier, fax ou courrier électronique au client dans les meilleurs délais, mais de préférence après la livraison des biens ou des services.
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Veuillez envoyer un e-mail au client dix jours après la facture pour vous le rappeler.
Comment
- Soyez ferme mais raisonnable dans la lettre de demande. Allez droit au but et évitez les petites discussions. Si un client perçoit un signe de faiblesse ou une sympathie excessive, il peut tenter de tirer parti de la situation.
- Assurez-vous de recevoir une confirmation par abonnement de toutes les commandes envoyées pour vérifier que le client a bien reçu les marchandises.
- Si vous passez deux mois ou plus après la date d'échéance de la facture et que le paiement n'est pas effectué, veuillez envoyer une dernière lettre de facture au client indiquant le nouveau montant de la dette. Dites-lui que vous intenterez une action en justice si le paiement n’est pas effectué avant une certaine date (indiquez-le dans la lettre). La décision finale concernant le dépôt de la dette dépendra des coûts d’introduction de l’affaire devant le tribunal.