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Les mémoires sont l’une des caractéristiques les plus citées de la vie quotidienne au bureau. Elles semblent germer de presque partout et peuvent couvrir une gamme presque infinie de sujets. Cependant, la publication de notes de service a plusieurs objectifs fondamentaux et vise généralement des objectifs clairement identifiables, qui consistent généralement à résoudre des problèmes et à fournir des informations supplémentaires sur une question qui ne nécessite pas de réunion.
Des problèmes
Les problèmes peuvent être rapidement identifiés et discutés dans le cadre d'un mémorandum, ce qui permet aux employés de prendre immédiatement conscience des difficultés potentielles et des nouveaux défis à venir. Ces problèmes peuvent varier, car certains peuvent discuter des tendances qui se développeront à long terme (par exemple, une baisse de l’efficacité d’un service particulier), ou peuvent être moins formels et plus immédiats (comme informer les employés des intempéries avant de rentrer chez eux en fin de journée). Une caractéristique de ces mémos sur les problèmes est qu’ils peuvent solliciter un retour d’information afin d’envisager des solutions possibles et des stratégies futures.
Des solutions
Les mémos basés sur les solutions peuvent fournir une sélection d’informations, par exemple des corrections rapides à des problèmes techniques, l’annonce de l’adoption d’une nouvelle stratégie pour résoudre un problème existant ou des informations actualisées sur les codes d’entrée et les mécanismes de sécurité. Les mémorandums de solutions sont également une occasion d’attirer l’attention des employés qui ont démontré leur utilité ou leur créativité pour relever des défis spécifiques en communiquant à d’autres leurs succès (par exemple: "Nous voudrions remercier Mathew Baker pour son travail de coordination visant à améliorer notre réseau central. ordinateurs, permettant au système de fonctionner de manière bien plus rapide que le mois dernier. ").
Commentaires
Les mémos de commentaires se présentent sous une grande variété de formes, bien qu’elles puissent être différenciées entre les notes envoyées à divers employés et les notes envoyées à une seule personne. Lorsque les notes de commentaires sont envoyées à un groupe nombreux, ils peuvent informer les employés des problèmes précédemment soulevés lors des réunions, en donnant un sens du contexte et de la chronologie aux discussions précédentes (par exemple, une note de service remerciant les employés d’assister à une réunion. don de sang ou exercice de travail en équipe). Cependant, lorsque les commentaires sont envoyés à un seul employé, ils sont généralement très spécifiques et liés à la qualité du travail fourni par l'employé et aux domaines sur lesquels il convient de se concentrer pour des améliorations futures.
Commentaires sur les situations
De temps en temps, il peut être approprié que les responsables envoient des notes sur les événements en cours ou fassent des commentaires officiels sur certaines situations, par exemple: "Nous souhaitons remercier chaleureusement les services d’incendie pour leur assistance lors du récent incendie du notre entrepôt ". Ce type de mémorandum peut également indiquer aux employés de ne pas commenter publiquement certains problèmes internes: "Nous aimerions par exemple demander à tous les employés de s’abstenir de spéculer publiquement sur notre fusion éventuelle avec une autre société, ce qui pourrait compromettre les accords conclus. en cours. "