Contenu
- Être direct
- Choisissez le bon sujet
- Vérifiez votre orthographe
- Être poli
- Discuter des détails de la réunion
Le courrier électronique est devenu le moyen de communication privilégié dans le monde des affaires. Il est rapide, fiable et sert de documentation écrite des transactions effectuées. Cependant, les boîtes de réception étant parfois inondées de spam, il est important de faire en sorte que votre courrier se démarque de nombreux autres, en particulier si vous essayez d'organiser une réunion avec quelqu'un pour la première fois.
Être direct
Soyez aussi direct que possible au moment de la rédaction de l'e-mail et, si possible, envoyez-le directement à la personne que vous souhaitez rencontrer et non à la boîte de réception partagée par le service. Si cela est inévitable, indiquez le champ "sujet" de l'email auquel il est destiné. Dans le corps de l'e-mail, allez directement au but; expliquez le motif de la réunion et posez des questions sur la disponibilité de la personne à vous rencontrer. Si vous emmenez quelqu'un à la réunion, veuillez le lui faire savoir dans le courrier électronique. Expliquez ce que vous faites avec la réunion. Par exemple, supposons que vous souhaitiez définir les objectifs des ventes ou qui remplace João da Silva dans la comptabilité.
Choisissez le bon sujet
Le champ "sujet" de l'e-mail est la première chose que la personne va lire et c'est généralement ce qui détermine si l'e-mail sera ouvert ou non. Par conséquent, il est essentiel que ce domaine ne soit pas trop long. Les problèmes de courrier électronique doivent être simples et rapides. Vous pouvez toujours discuter de détails supplémentaires dans les prochains courriels si la réunion est confirmée.
Vérifiez votre orthographe
Cette astuce n’est jamais trop forte: pour une première impression, rien n’est pire que les courriels contenant des fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation fréquentes. Ces erreurs font ressembler votre courrier électronique à du courrier indésirable et augmentent les chances d’être envoyé à la corbeille. Une vérification plus minutieuse avant l’e-mail peut éviter beaucoup de maux de tête. L'idéal est de demander à quelqu'un d'autre de le lire et de vérifier ce type d'erreur si le destinataire est un client très important.
Être poli
Demander une réunion avec quelqu'un est une question de première impression. Si vous communiquez avec la personne pour la première fois, utilisez les formes de langage les plus éduquées possibles. Gardez le nom de famille et utilisez toujours des titres tels que M. ou Mlle. Dans un premier e-mail, n'utilisez jamais "Bonjour" comme message d'accueil. cela vous donne l'air peu professionnel. À la fin de l'e-mail, toujours mettre "Merci", "Cordialement" ou "Salutations". Les courriers sont toujours appropriés dans la correspondance par courrier électronique.
Discuter des détails de la réunion
Par courrier électronique, définissez la date et l'heure de la réunion comme si vous le faisiez par lettre. Dites clairement quand vous serez quelque part près du destinataire; Par exemple, dites à quelles dates vous serez dans la ville du destinataire. Soyez clair sur ce que vous voulez discuter. Par exemple, le fait de dire que vous voulez parler de "ventes de tondeuses à gazon au deuxième trimestre de l'année" donne au destinataire une meilleure idée de ce qui sera discuté qu'un simple "Vente".